സ്പാര്‍ക്ക് ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതെങ്ങിനെ?

കഴിഞ്ഞ കുറച്ചു നാളുകളായി മാത്സ് ബ്ലോഗിനു ലഭിക്കുന്ന മെയിലുകളില്‍ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ടത് സ്പാര്‍ക്ക് വഴിയുള്ള ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതെങ്ങനെ എന്ന ചോദ്യമായിരുന്നു. ഇതേക്കുറിച്ചുള്ള വിശദീകരണമാണ് മുഹമ്മദ് സാര്‍ തയ്യാറാക്കി മാത്സ് ബ്ലോഗിലൂടെ പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നത്. ഒരു കാര്യം പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക. ജില്ലാ ട്രഷറികള്‍ക്ക് കീഴിലുള്ള ഓഫീസുകള്‍ക്ക് ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ലിങ്കുകള്‍ ഒക്ടോബര്‍ മാസം മുതല്‍ പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമമായിട്ടുണ്ട്. സബ് ട്രഷറികളുടെ കീഴിലുള്ള ഓഫീസുകള്‍ക്ക് അവ പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമമാകുന്നതോടെ മാത്രമെ ഇ-സബ്മിഷന്‍ നടത്താന്‍ കഴിയുകയുള്ളൂ. ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതെങ്ങനെ എന്നതിനെക്കുറിച്ച് ചിത്രങ്ങളുടെ സഹായത്തോടെ പ്രതിപാദിക്കുന്ന പോസ്റ്റ് ചുവടെ നല്‍കിയിരിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ അഭിപ്രായങ്ങള്‍ കമന്റായി അറിയിക്കുമല്ലോ.

1) Bill Type കളുടെ എണ്ണമനുസരിച്ച് “Accounts-Initialisation-Head Codes ആവശ്യമുള്ളത്ര Head of Account കള്‍ സെറ്റ് ചെയ്യുക. നമ്മുടെ സ്ഥാപനത്തിലെ ഓരോ ബില്‍ ടൈപ്പിന്റേയും Head of Account കള്‍ നമുക്ക് ഇപ്പോള്‍ത്തന്നെ അറിയാമല്ലോ. Salary ബില്ലിന് 01 എന്നും Wages ബില്ലിന് 02 എന്നും Objective Head നല്‍കണം. majh(Function)(നാലക്ക നമ്പര്‍)-smh(Sub function)(രണ്ടക്ക നമ്പര്‍)-minh(Program)(മൂന്നക്ക നമ്പര്‍)-subh(Scheme)(രണ്ടക്ക നമ്പര്‍) എന്ന ക്രമത്തിലായിരിക്കും നിലവിലെ Head of Account. അതിനു ശേഷം വരുന്ന ssh(subsubhead), deth(SubScheme), objh(PrimaryUnit) എന്നിവ 00 ആയും BE, Recovery, Expense എന്നിവ ‘0‘ ആയും സെറ്റ് ചെയ്യണം. ചുവടെയുള്ള ചിത്രം കാണുക.

എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് ബില്ലുകള്‍ക്ക് (ഓഫീസുകള്‍)

SDO ബില്ലുകള്‍ക്ക് (സ്വയം ശംബളം എഴുതി വാങ്ങുന്നവര്‍)

2)എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് ബില്ലുകള്‍ക്ക്, Salary Matters ല്‍ Estt. Bill Type തെരഞ്ഞെടുത്ത് ഓരോ Bill Type കളുടെയും Head of Account മുകളില്‍ പറഞ്ഞ പ്രകാരം Head Codes ല്‍ സെറ്റ് ചെയ്തത് പോലെ തന്നെയാകുന്ന വിധത്തില്‍ എഡിറ്റ് ചെയ്ത് ശരിയാക്കുക.

3)SDO മാര്‍ താഴെ കാണുന്ന വിധം, Head Codes ല്‍ സെറ്റ് ചെയ്ത പ്രകാരം തന്നെ Present Salary Details ല്‍ Head Description സെറ്റ് ചെയ്യുക.

[Bill Type ലെയും Head Codes ലെയും Head of Account കള്‍ പൊരുത്തപ്പെടാത്ത പക്ഷം എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് വേണ്ടി തയ്യാറാക്കാനാവില്ല. അത് പോലെ Present Salary യിലെയും Head Codes ലെയും Head of Account കള്‍ പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ലെങ്കില്‍ SDO ബില്ലുകളും തയ്യാറാക്കാന്‍ സാധിക്കില്ല.]
4) ബില്ലുകള്‍ പ്രൊസസ്സ് ചെയ്യുക
5) ബില്ലുകള്‍ പരിശോധിച്ച് ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പ് വരു ശേഷം താഴെ ചിത്രങ്ങളില്‍ കാണിച്ച പോലെ ഇ-സബ്മിഷന് വേണ്ടി ബില്ലുകള്‍ നിര്‍മ്മിക്കാം. (Make bill from Pay Roll ന് ശേഷം ബില്ലുകള്‍ ട്രഷറി ഒബ്ജക്ട് ചെയ്യുന്നത് വരെ കാന്‍സല്‍ ചെയ്യാനാകില്ല എന്നോര്‍ക്കുക) ഒന്നിലധികം ബില്ലുകളുണ്ടെങ്കില്‍ യോജിച്ച Head of Account തെരഞ്ഞെടുക്കാനും ശ്രദ്ധിക്കണം.

6) Accounts-Bills-E_submit bill എന്ന ക്രമത്തില്‍ ബില്ലുകള്‍ തെരഞ്ഞെടുത്ത് ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുക.

7) ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലുകളുടെ സ്ഥിതി അറിയാന്‍

(ജില്ലാ ട്രഷറികള്‍ക്ക് കീഴിലുള്ള ഓഫീസുകള്‍ക്ക് ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ലിങ്കുകള്‍ ഒക്ടോബര്‍ മാസം മുതല്‍ പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമമായിട്ടുണ്ട്. സബ് ട്രഷറികളുടെ കീഴിലുള്ള ഓഫീസുകള്‍ക്ക് അവ പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമമാകുന്നതോടെ മാത്രമെ ഇ-സബ്മിഷന്‍ നടത്താന്‍ കഴിയുകയുള്ളൂ)

Click here to download the post