ബിംസിലൂടെ ഫിഷര്‍മെന്‍ ഗ്രാന്റ് ബില്‍ തയ്യാറാക്കി ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്ന വിധം
>> Sunday, January 15, 2017
ബിംസില്‍ ബില്‍ പ്രിപ്പയര്‍ ചെയ്യുന്ന രീതിയെക്കുറിച്ചുള്ള മുഹമ്മദ് സാറിന്റെ ലേഖനം ഉപകാരപ്പെട്ടതായി ഏറെ പേര് അറിയിച്ചിരുന്നു. എന്നാല്‍ ഫിഷര്‍മെന്‍ഗ്രാന്റ് ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഒരു ലേഖനം പ്രസിദ്ധീകരിക്കണമെന്ന ആവശ്യമുയര്‍ന്നതോടെ എറണാകുളം ജില്ലയിലെ എടവനക്കാട് എസ്.ഡി.പി.വൈ കെ.പി.എംഹൈസ്‌ക്കൂളിലെ ക്ലര്‍ക്കായ എം.സി നന്ദകുമാര്‍ അത്തരമൊന്ന് സ്‌ക്രീന്‍ഷോട്ടുകളുടെ സഹായത്തോടെ മാത് സ് ബ്ലോഗിനായി തയ്യാറാക്കി അയച്ചു തന്നിട്ടുണ്ട്. നിങ്ങളുടെ അറിവുകളും സംശയങ്ങളും ബ്ലോഗില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയാല്‍ ഒട്ടേറെ പേര്‍ക്ക് അത് ഉപകാരപ്പെടുമെന്നതില്‍ സംശയമില്ല. ഇടപെടുമല്ലോ.
ബിംസില്‍ യൂസര്‍നെയിമും പാസ് വേഡും ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിന്‍ ചെയ്യുക. ഇവിടെ യൂസര്‍നെയിം 10 അക്ക ഡി.ഡി.ഒ കോഡും പാസ് വേഡ് 10digit ഡിഡി.ഒ കോഡ്+admin@123 ഉം ആയിരിക്കും. റോള്‍ സാധാരണഗതിയില്‍ DDO Admin സെലക്ട് ചെയ്താല്‍ മതി. ലോഗിന്‍ റോള്‍ ഡി.ഡി.ഒ ആയി ലോഗിന്‍ ചെയ്താല്‍ ബില്‍ പ്രൊസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമെങ്കിലും ബില്‍ അപ്രൂവ് ചെയ്യണമെങ്കില്‍ ഡി.ഡി.ഒ അഡ്മിന്‍ (DDO Admin)വഴി ലോഗിന്‍ ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ സാധിക്കൂ.
ലോഗിന്‍ ചെയ്ത ശേഷം ഇടതുവശത്തെ മെനുവില്‍ പ്രൊഫൈല്‍ പരിശോധിക്കുക. വിവരങ്ങള്‍ പൂര്‍ണ്ണമാക്കാനായി Add ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. Full Name, Designation, Email Id, Mobile Number, Join Date എന്നിവയാണ് ഇവിടെ നല്‍കേണ്ടത്.
അതിനു ശേഷം Allotment മെനുവില്‍ വരിക. View Allotment ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അലോട്‌മെന്റ് സെര്‍ച്ച് ചെയ്യാം. Financial Year, DDO Code ഇവ ശരിയാണെന്നു ഉറപ്പു വരുത്തിയ ശേഷം List എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അലോട്‌മെന്റ് ആയി ലഭിച്ച തുക കാണാന്‍ കഴിയും.
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) അതില്‍ Allotted Amount നീലനിറത്തില്‍ കാണുന്നുണ്ടാകും. അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ GO നമ്പര്‍, GO തീയതി, ഓര്‍ഡര്‍ നമ്പര്‍, തുക, അലോക്കേഷന്‍ തീയതി എന്നിവ കാണാന്‍ കഴിയും. ഇവ മറ്റൊരിടത്ത് എന്റര്‍ ചെയ്തു കൊടുക്കേണ്ടതു കൊണ്ട്, ഇവ എഴുതിവെക്കുക.
തുക അലോട്ട് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പിച്ചാല്‍ ഇനി ബില്‍ തയ്യാറാക്കാം. ബില്‍ മെനുവില്‍ നിന്നും ബില്‍ എന്‍ട്രിയില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Nature of Claim, Detailed Head എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടര്‍ന്ന് SCO, Expenditure Head of Account, Type of Bill, Advance Taken എന്നിവ നല്‍കുക.
ഉദാഹരണം: ഫിഷര്‍മെന്‍ ഗ്രാന്റിന്റെ കാര്യത്തില്‍ Nature of Claim എന്നത് Scholarship Payment ഉം Detailed Head എന്നത് Scholarships and Stipendsഉം ആണ്. ഇതോടെ SCO (Sub controlling Officer) Deputy Director of Fisheries ആയും Expenditure Head of Account ഉം തനിയേ ചുവടെ ആക്ടീവായി വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അനുവദിക്കപ്പെട്ട തുകയായതിനാല്‍ Type of Bill എന്നത് Settlement ഉം Advance Taken എന്നത് No ഉം നല്‍കി Save ചെയ്യുക.
ഉടന്‍ ചുവടെ Claim Details എന്റര്‍ ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടും. ഇവിടെ From Date, To Date, Description, Sanction Order No, Sanction Order Date, Amount, Upload എന്നിവയുണ്ടാകും. ഈ വിവരങ്ങള്‍ Allotted Amount എന്ന ഘട്ടത്തില്‍ വച്ച് നിങ്ങള്‍ എഴുതി വച്ചിട്ടുള്ളവയാണ്.
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) സേവ് ചെയ്യുന്നതോടെ ചുവടെ ഡിഡക്ഷന്‍ ഡീട്ടെയ്‌സ് നല്‍കാനാവശ്യപ്പെടും. അനുവദിച്ച തുകയില്‍ എന്തെങ്കിലും കിഴിക്കാനുണ്ടെങ്കില്‍ അവ Deduction Details ല്‍ അവ ചേര്‍ക്കുക. ഇല്ലെങ്കില്‍ Skip ചെയ്യുക. ഇതോടെ ഏത് അക്കൗണ്ടിലേക്കാണ് നമുക്ക് പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് എന്നു ചേര്‍ക്കാനുള്ള ഓപ്ഷനാണ്.
ഡിഡക്ഷന്‍ ഡീറ്റെയില്‍സില്‍ വിവരങ്ങള്‍ എന്റര്‍ ചെയ്യാനുണ്ടെങ്കില്‍ അത് നല്‍കുകയോ അല്ലെങ്കില്‍ സ്കിപ്പ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്ത ശേഷം ചുവടെ Beneficiary Details എന്ന ഭാഗം വിസിബിള്‍ ആകും. ഈ ഭാഗം കാണാന്‍ കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കില്‍ അതിനര്‍ത്ഥം മുകളില്‍ ഉള്ള Claim details, Deduction details എന്നീ ഘട്ടങ്ങളില്‍ എവിടെ വച്ചോ പൂര്‍ത്തിയാക്കാതെ കൃത്യമായ രീതിയില്‍ സേവ് ചെയ്തിട്ടില്ലെന്നാണ്. എങ്കില്‍ Bill-Edit Bill ല്‍ ചെന്ന് ഈ പേജിലേക്ക് വീണ്ടും വരാം. ഇവിടെ Deduction details എന്റര്‍ ചെയ്ത ശേഷമോ ഒന്നും എന്റര്‍ ചെയ്യാനില്ലെങ്കില്‍ സ്കിപ് ചെയ്ത ശേഷമോ Beneficiary details ലേക്ക് എത്താം. ഈ ഭാഗം ദൃശ്യമാകുമ്പോള്‍ അതില്‍ അനുവദിച്ച പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള ബെനിഫിഷ്യറി അക്കൗണ്ട് ചേര്‍ക്കുകയാണ് ചെയ്യേണ്ടത്.
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) ഡിഡിഒയുടെ അഥവാ അക്കൗണ്ട് ഉടമയുടെ പേര്, ഡി.ഡി.ഒയുടെ അല്ലെങ്കില്‍ ആര്‍ക്കാണോ പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത് അവരുടെ മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍, ബാങ്കിന്റെ പേര്, ഐ.എഫ്.എസ്.സി കോഡ്. അക്കൗണ്ട് നമ്പര്‍, തുക, എന്ത് ആവശ്യത്തിലേക്ക് എന്നിവ കൃത്യമായി നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക.
ഇതോടെ ബില്‍ പ്രിപ്പറേഷന്‍ കഴിഞ്ഞു. ഇനി തയ്യാറാക്കിയ ബില്ല് കാണുന്നതിനായി Bill Approval തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) ഇവിടെ വലതു വശത്ത് PDF എന്നു കാണാം. അവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് തയ്യാറാക്കിയ ബില്‍ ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്‌തെടുക്കാം. ബില്ലിന്റെ ഇടതുമുകളില്‍ തുക (Below Rs....) കൃത്യമായി വന്നിട്ടുണ്ടോയെന്നും Claim Details ടേബിള്‍, അതിനു ചുവടെയുള്ള Mode of Payment, Account Number, Payees Particulars എന്നിവ ശരിയാണെന്നു ഉറപ്പുവരുത്തുക. ശരിയാണെങ്കില്‍ Actions ന് താഴെയുള്ള GO ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Bill Approve ചെയ്യാം.
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) തുറന്നു വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ അപ്രൂവല്‍ തീയതി നല്‍കി Approval നല്‍കാം. വിവരം തെറ്റാണെങ്കില്‍ കാരണമെഴുതി Reject ചെയ്യാം.
ബില്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാനോ എഡിറ്റ് ചെയ്യാനോ ഉണ്ടെങ്കില്‍ Bill മെനുവിലെ Edti Bill ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് തുറന്നു വരുന്ന പേജില്‍ വച്ച് ബില്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാനും എഡിറ്റ് ചെയ്യാനും സാധിക്കും.
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) Approve ചെയ്തതിനു ശേഷം ബില്‍ പ്രിന്റെടുക്കുക. ഇല്ലെങ്കില്‍ ലഭിക്കുന്നത് Draft എന്ന് വലതു മുകളില്‍ എഴുതിയ ബില്ലായിരിക്കും.
അപ്രൂവ് ചെയ്തതിനു ശേഷം പ്രിന്റെടുത്ത ബില്‍ ഫിഷറീസ് ഡപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടറുടെ ഓഫീസില്‍ നിന്നും കൗണ്ടര്‍ സൈന്‍ ചെയ്യിച്ചാലേ ട്രഷറികള്‍ ഈ ബില്‍ അംഗീകരിക്കുന്നുള്ളു.
ഈ ജോലികളെല്ലാം പൂര്‍ത്തിയായാല്‍ ബില്‍ മെനുവിലെ E-Submit വഴി ട്രഷറിയിലേക്ക് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാം. അതിനായി വലതു വശതു വശത്തെ e-submit എന്ന ബട്ടണ്‍ ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) ബില്ലിന്റെ പ്രിന്റെടുക്കാന്‍ ഇവിടെ നിന്നും സാധിക്കും. തുടര്‍ന്ന് സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലിന്റെ പേയ്‌മെന്റ് വിവരങ്ങള്‍ അറിയാനായി Bill Status ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.
അക്‌നോളജ്‌മെന്റ് റസീപ്റ്റ്
ബില്‍ മാറിയതിനു ശേഷം നമുക്ക് അക്‌നോളജ്‌മെന്റ് റസീപ്റ്റ് പ്രിന്റെടുത്ത് സൂക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്. ഇതിനായി ഹോംപേജില്‍ ഇടതു വശത്തെ മെനുവില്‍ നിന്നും Bill-Bill Status എന്ന ക്രമത്തില്‍ തുറക്കുക. തുറന്നു വരുന്ന പേജില്‍ Date From, Date to എന്നിവയില്‍ നിശ്ചിത കാലയളവ് നല്‍കിയാല്‍ അതിനുള്ളില്‍ മാറിയ എല്ലാ ബില്ലുകളുടേയും സ്റ്റാറ്റസ് കാണിക്കും.
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) ഇതില്‍ നമുക്കാവശ്യമായ ബില്‍ ഉള്ള വരിയില്‍ Credit Status ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ ആ ബില്ലുമായി ബന്ധപ്പെട്ട Beneficiary വിവരങ്ങള്‍ മറ്റൊരു വിന്‍ഡോയില്‍ തുറന്നു വരും. (PDF എന്ന ലിങ്കിലാണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതെങ്കില്‍ Treasury No, Treasury Counter Date, Accounting Date എന്നിവ ചുവന്ന നിറത്തില്‍ ഡയഗണലായി (കോണോടുകോണ്‍) രേഖപ്പെടുത്തിയ ട്രഷറിയില്‍ നിന്നും പാസ്സായ ബില്ലിന്റെ മറ്റൊരു പകര്‍പ്പ് ലഭിക്കും.)
(വലുതായി കാണുന്നതിന് ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക) Beneficiary Details Windowയുടെ വലതു വശത്തുള്ള ACK RECEIPT എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അക്‌നോളജ്‌മെന്റ് റസീപ്റ്റ് പ്രിന്റെടുക്കാവുന്നതാണ്.
ബിംസില്‍ യൂസര്‍നെയിമും പാസ് വേഡും ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിന്‍ ചെയ്യുക. ഇവിടെ യൂസര്‍നെയിം 10 അക്ക ഡി.ഡി.ഒ കോഡും പാസ് വേഡ് 10digit ഡിഡി.ഒ കോഡ്+admin@123 ഉം ആയിരിക്കും. റോള്‍ സാധാരണഗതിയില്‍ DDO Admin സെലക്ട് ചെയ്താല്‍ മതി. ലോഗിന്‍ റോള്‍ ഡി.ഡി.ഒ ആയി ലോഗിന്‍ ചെയ്താല്‍ ബില്‍ പ്രൊസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമെങ്കിലും ബില്‍ അപ്രൂവ് ചെയ്യണമെങ്കില്‍ ഡി.ഡി.ഒ അഡ്മിന്‍ (DDO Admin)വഴി ലോഗിന്‍ ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ സാധിക്കൂ.
ലോഗിന്‍ ചെയ്ത ശേഷം ഇടതുവശത്തെ മെനുവില്‍ പ്രൊഫൈല്‍ പരിശോധിക്കുക. വിവരങ്ങള്‍ പൂര്‍ണ്ണമാക്കാനായി Add ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. Full Name, Designation, Email Id, Mobile Number, Join Date എന്നിവയാണ് ഇവിടെ നല്‍കേണ്ടത്.
അതിനു ശേഷം Allotment മെനുവില്‍ വരിക. View Allotment ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അലോട്‌മെന്റ് സെര്‍ച്ച് ചെയ്യാം. Financial Year, DDO Code ഇവ ശരിയാണെന്നു ഉറപ്പു വരുത്തിയ ശേഷം List എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അലോട്‌മെന്റ് ആയി ലഭിച്ച തുക കാണാന്‍ കഴിയും.
തുക അലോട്ട് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പിച്ചാല്‍ ഇനി ബില്‍ തയ്യാറാക്കാം. ബില്‍ മെനുവില്‍ നിന്നും ബില്‍ എന്‍ട്രിയില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Nature of Claim, Detailed Head എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടര്‍ന്ന് SCO, Expenditure Head of Account, Type of Bill, Advance Taken എന്നിവ നല്‍കുക.
ഉദാഹരണം: ഫിഷര്‍മെന്‍ ഗ്രാന്റിന്റെ കാര്യത്തില്‍ Nature of Claim എന്നത് Scholarship Payment ഉം Detailed Head എന്നത് Scholarships and Stipendsഉം ആണ്. ഇതോടെ SCO (Sub controlling Officer) Deputy Director of Fisheries ആയും Expenditure Head of Account ഉം തനിയേ ചുവടെ ആക്ടീവായി വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അനുവദിക്കപ്പെട്ട തുകയായതിനാല്‍ Type of Bill എന്നത് Settlement ഉം Advance Taken എന്നത് No ഉം നല്‍കി Save ചെയ്യുക.
ഉടന്‍ ചുവടെ Claim Details എന്റര്‍ ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടും. ഇവിടെ From Date, To Date, Description, Sanction Order No, Sanction Order Date, Amount, Upload എന്നിവയുണ്ടാകും. ഈ വിവരങ്ങള്‍ Allotted Amount എന്ന ഘട്ടത്തില്‍ വച്ച് നിങ്ങള്‍ എഴുതി വച്ചിട്ടുള്ളവയാണ്.
ഡിഡക്ഷന്‍ ഡീറ്റെയില്‍സില്‍ വിവരങ്ങള്‍ എന്റര്‍ ചെയ്യാനുണ്ടെങ്കില്‍ അത് നല്‍കുകയോ അല്ലെങ്കില്‍ സ്കിപ്പ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്ത ശേഷം ചുവടെ Beneficiary Details എന്ന ഭാഗം വിസിബിള്‍ ആകും. ഈ ഭാഗം കാണാന്‍ കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കില്‍ അതിനര്‍ത്ഥം മുകളില്‍ ഉള്ള Claim details, Deduction details എന്നീ ഘട്ടങ്ങളില്‍ എവിടെ വച്ചോ പൂര്‍ത്തിയാക്കാതെ കൃത്യമായ രീതിയില്‍ സേവ് ചെയ്തിട്ടില്ലെന്നാണ്. എങ്കില്‍ Bill-Edit Bill ല്‍ ചെന്ന് ഈ പേജിലേക്ക് വീണ്ടും വരാം. ഇവിടെ Deduction details എന്റര്‍ ചെയ്ത ശേഷമോ ഒന്നും എന്റര്‍ ചെയ്യാനില്ലെങ്കില്‍ സ്കിപ് ചെയ്ത ശേഷമോ Beneficiary details ലേക്ക് എത്താം. ഈ ഭാഗം ദൃശ്യമാകുമ്പോള്‍ അതില്‍ അനുവദിച്ച പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള ബെനിഫിഷ്യറി അക്കൗണ്ട് ചേര്‍ക്കുകയാണ് ചെയ്യേണ്ടത്.
ഇതോടെ ബില്‍ പ്രിപ്പറേഷന്‍ കഴിഞ്ഞു. ഇനി തയ്യാറാക്കിയ ബില്ല് കാണുന്നതിനായി Bill Approval തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
ബില്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാനോ എഡിറ്റ് ചെയ്യാനോ ഉണ്ടെങ്കില്‍ Bill മെനുവിലെ Edti Bill ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് തുറന്നു വരുന്ന പേജില്‍ വച്ച് ബില്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാനും എഡിറ്റ് ചെയ്യാനും സാധിക്കും.
അപ്രൂവ് ചെയ്തതിനു ശേഷം പ്രിന്റെടുത്ത ബില്‍ ഫിഷറീസ് ഡപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടറുടെ ഓഫീസില്‍ നിന്നും കൗണ്ടര്‍ സൈന്‍ ചെയ്യിച്ചാലേ ട്രഷറികള്‍ ഈ ബില്‍ അംഗീകരിക്കുന്നുള്ളു.
ഈ ജോലികളെല്ലാം പൂര്‍ത്തിയായാല്‍ ബില്‍ മെനുവിലെ E-Submit വഴി ട്രഷറിയിലേക്ക് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാം. അതിനായി വലതു വശതു വശത്തെ e-submit എന്ന ബട്ടണ്‍ ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.
അക്‌നോളജ്‌മെന്റ് റസീപ്റ്റ്
ബില്‍ മാറിയതിനു ശേഷം നമുക്ക് അക്‌നോളജ്‌മെന്റ് റസീപ്റ്റ് പ്രിന്റെടുത്ത് സൂക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്. ഇതിനായി ഹോംപേജില്‍ ഇടതു വശത്തെ മെനുവില്‍ നിന്നും Bill-Bill Status എന്ന ക്രമത്തില്‍ തുറക്കുക. തുറന്നു വരുന്ന പേജില്‍ Date From, Date to എന്നിവയില്‍ നിശ്ചിത കാലയളവ് നല്‍കിയാല്‍ അതിനുള്ളില്‍ മാറിയ എല്ലാ ബില്ലുകളുടേയും സ്റ്റാറ്റസ് കാണിക്കും.
Read More | തുടര്‍ന്നു വായിക്കുക
