Guidelines to Download Form 16

2014-15 സാമ്പത്തികവർഷത്തെ അവസാനത്തെ ക്വാർട്ടറിന്റെ TDS Return ഫയൽ ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞതിന് ശേഷം ഉള്ള ഇൻകം ടാക്സ് സംബന്ധിച്ച പ്രധാന ഉത്തരവാദിത്തമാണ് Form 16 ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് ഇഷ്യൂ ചെയ്യുക എന്നത്. ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും ടാക്സ് നല്‍കിയ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ടാക്സ് കുറച്ച ആള്‍ (DDO) നല്‍കേണ്ട TDS Certificate ആണ് Form 16. മെയ്‌ 31 നു മുമ്പായി ശമ്പളത്തില്‍ നിന്നും ടാക്സ് അടച്ച ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഇത് നല്‍കിയിരിക്കണമെന്നു Section 203 പറയുന്നു. ഗസറ്റഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് Form 16 ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് നൽകേണ്ടത് അതാത് ട്രഷറി ഓഫീസർമാരാണ്.
Form 16 ന് രണ്ടു ഭാഗങ്ങളുണ്ട്. Part A യും Part B യും. Part A യില്‍ ഓരോ മാസവും കുറച്ച ടാക്സും അതിന്‍റെ BIN നമ്പര്‍ മുതലായ വിവരങ്ങളും ഉണ്ടാകും. ഇതിലെ "Details of Tax Deducted and deposited in the Central Govt Account through Book Adjustment" എന്ന പട്ടികയില്‍ എല്ലാ മാസവും കുറച്ച ടാക്സ് വന്നോ എന്ന് പരിശോധിക്കാം. സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ TAN നമ്പര്‍ TRACES ല്‍ രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്ത് മുഴുവന്‍ പേരുടെയും Form 16 Part A ഒരുമിച്ച് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്തെടുക്കാം.

Part B യില്‍ ആകെ ശമ്പളം, കിഴിവുകള്‍, ടാക്സ്, സെസ്, ആകെ ടാക്സ് മുതലായ വിവരങ്ങള്‍ ഉണ്ടാകും. (സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ ഉപയോഗിച്ച് Income Tax Statement തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ Form16 കൂടി അതില്‍ നിര്‍മ്മിക്കപ്പെടും).
2014-15 സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തില്‍ ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ജോലി ചെയ്ത് രണ്ടിടങ്ങളിലും ടാക്സ് അടച്ച ജീവനക്കാര്‍ക്ക് രണ്ട് സ്ഥാപനത്തില്‍ നിന്നും Form 16 ന്‍റെ Part A നല്‍കണം. Part B അവസാനം ജോലി ചെയ്ത സ്ഥാപനത്തില്‍ നിന്നോ രണ്ടിടത്തു നിന്നോ ഇഷ്യൂ ചെയ്യാം. Part A യിലും B യിലും DDO ആണ് ഒപ്പ് വയ്ക്കേണ്ടത്. മെയ്‌ 31 നകം TDS Certificate നല്‍കാതിരുന്നാല്‍ വൈകിയ ഓരോ ദിവസത്തിനും 100 രൂപ വീതമാണ് പിഴ.
Form 16 ന്റെ Part A എങ്ങിനെയാണ് TRACES ൽ നിന്നും ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നതെന്ന് നമുക്ക് നോക്കാം. ഇതിന് TRACES ൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുള്ളവർക്ക്‌ Username, Password, TAN Number എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് login ചെയ്യാം. (TRACES ൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യാത്തവർക്ക് അതിന് സഹായകമായ പോസ്റ്റിനു ഇവിടെ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക
TRACES വെബ്‌ സൈറ്റില്‍ പ്രവേശിക്കുന്നതിന് ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
Login ചെയ്‌താൽ ലഭിക്കുന്ന പേജിൽ "Downloads" ൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ വരുന്ന dropdown menu വിൽ Form 16/16A ൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.

അപ്പോൾ പുതിയ window തുറക്കും

സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാവരുടെയും Form 16 ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാൻ Bulk PAN Download എന്നതിന് താഴെയുള്ള Financial Year ൽ 2014-15 എന്ന് എന്റര്‍ ചെയ്യുക. എന്നിട്ട് അടുത്തുള്ള "GO" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ പുതിയൊരു പേജ് തുറക്കും.
(എന്നാൽ ഏതാനും പേരുടെ മാത്രം Form 16 ലഭിക്കാൻ Search PAN എന്നതിന് താഴെയുള്ള Financial Year ചേർത്ത് ഓരോരുത്തരുടെ PAN അടിച്ചു ADD ചെയ്ത ശേഷം അതിനടുത്തുള്ള "GO" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.)

Form 16 ൽ വരേണ്ട DDOയെ കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഈ പേജിൽ കാണാം. ഇവയെല്ലാം ശരിയെങ്കിൽ അതിലുള്ള "Submit" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. (DDOയെ കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങളിൽ എന്തെങ്കിലും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താനുണ്ടെങ്കിൽ "Cancel" ക്ളിക്ക് ചെയ്തു Profile പേജിൽ പോയി മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തണം.) ഇതോടെ നാം പുതിയൊരു പേജിൽ എത്തുന്നു.

ഈ പേജിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന Financial Year ലെ തന്നിരിക്കുന്ന Quarter ൽ ഫയൽ ചെയ്ത TDS return ന്റെ 15 അക്ക Provisional Receipt Number (Token Number)കള്ളിയിൽ ചേർക്കുക. അതിനു ശേഷം "Please select if the payment was made by book adjustment" എന്നതിന്റെ തുടക്കത്തിൽ ഉള്ള ബോക്സിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്ത് tick mark ഇടുക.

അതിന് താഴെ ആ Quarterലെ ഏതെങ്കിലും ഒരു മാസo തെരഞ്ഞെടുത്ത് ആ മാസം കുറച്ച ടാക്സും ഏതെങ്കിലും മൂന്ന് ജീവനക്കാരുടെ PAN നമ്പറും അവർ ആ മാസത്തിൽ അടച്ച ടാക്സും ചേർക്കേണ്ടതുണ്ട്. "Date on which tax deposited" എന്ന കള്ളിയിൽ ആ മാസത്തിന്റെ അവസാനദിവസം ചേര്ക്കുക. അതിനു താഴെയുള്ള കള്ളികളിൽ PAN നമ്പറും അവർ കുറച്ച ടാക്സും ചേർക്കുക. (1000 രൂപയാണ് എങ്കിൽ 1000.00 എന്ന് ചേർക്കേണ്ടതുണ്ട്)
തുടർന്ന് "Proceed" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. നാം കൊടുത്ത data Traces ലെ ഡാറ്റാബേസുമായി മാച്ച് ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ നാം Download Request Confirmation പേജിൽ എത്തും.

ഇതിലുള്ള Request Number എഴുതി വയ്ക്കുക. പിന്നീട് ഈ നമ്പർ നൽകിയും Form 16 ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാം. ഇതോടെ ഫോം 16 നുള്ള അപേക്ഷ നൽകിക്കഴിഞ്ഞു. ഇനി നമ്മൾ അപേക്ഷിച്ചു കഴിഞ്ഞ Form 16 എങ്ങിനെ ലഭിക്കുമെന്ന് നോക്കാം. (ഇതിനു മിനിട്ടുകളോ മണിക്കൂറുകളോ കഴിയേണ്ടി വന്നേക്കാം.)
"Downloads" ൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്താൽ വരുന്ന "Requested Downloads" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ പുതിയൊരു പേജ് തുറക്കും.

അതിൽ "Request Number" ചേർത്ത ശേഷം "Go" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അല്ലെങ്കിൽ "View all " നു ചേർന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ ദൃശ്യമാകുന്ന പട്ടികയിലെ ഒരു വരിയിൽ നമ്മുടെ അപേക്ഷയുടെ വിവരങ്ങൾ കാണാം. അതിൽ "Status" എന്ന കോളത്തിൽ "Submitted" എന്നാണ് കാണുന്നതെങ്കിൽ അല്പം കൂടി കാത്തിരിക്കേണ്ടി വരും. ഈ കോളത്തിൽ "Available" വന്നു കഴിഞ്ഞാൽ ആ വരിയിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു select ചെയ്യുക. അതിനു താഴെയുള്ള "HTTP Download" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അതോടെ Form 16 zipped file ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടും.
ഈ zipped file കോപ്പി ചെയ്തു അതേപോലെ desktop ൽ paste ചെയ്യുക.
ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത ഈ ഫയലിൽ നിന്നും Form 16 pdf file ആയി ലഭിക്കാൻ "TRACES Pdf Generation Utility" TRACES സൈറ്റിൽ നിന്നും ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യണം. ഇനി അത് എങ്ങിനെയെന്ന് നോക്കാം. Tracesൽ login ചെയ്തു Downloads ൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ വരുന്ന dropdown listൽ "Requested Downloads" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന പേജിൽ 'Attention Deductors' എന്നതിന് താഴെ വരിയിൽ കാണുന്ന 'Click Here' എന്നതിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. ഇതോടെ പുതിയൊരു പേജിൽ എത്തുന്നു. അതിൽ കാണുന്ന "Verification Code" താഴെയുള്ള കള്ളിയിൽ അടിച്ച് "Submit" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന പേജിൽ TRACES Pdf Converter എന്ന ലിങ്കിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.

അതോടെ TRACES Pdf converter ന്റെ zipped file ഡൌണ്‍ലോഡ് ആവും. കമ്പ്യൂട്ടറിലെ Desktop ലേക്ക് ഇത് കോപ്പി ചെയ്ത ശേഷം unzip ചെയ്യുക. TRACES Pdf Converter പ്രവർത്തിക്കണമെങ്കിൽ Java Software ആവശ്യമുണ്ട്. ഇല്ലെങ്കിൽ അത് ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യണം. അതിന് ശേഷം TRACES Pdf Converter എന്ന ഫോൾഡർ തുറക്കുക.

അതിലുള്ള "Run" എന്ന ഫയൽ ഡബിൾക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ TRACES Pdf Converter തുറക്കും.

ഇതിൽ Select Form 16/16A Zipped File എന്നതിന് നേരെയുള്ള "Browse"ൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. എന്നിട്ട് നാം നേരത്തെ desktopൽ ഇട്ട Form 16ന്റെ zipped file സെലക്ട്‌ ചെയ്ത് ഇതില്‍ കൊണ്ടുവരിക.
Password for input file നു നേരെ TAN നമ്പർ password ആയി ചേർക്കുക.
Save to folder എന്നതിന് നേരെ browseൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്തു എവിടെയാണ് Form 16 save ചെയ്യപ്പെടേണ്ടത് എന്ന് ചേർക്കുക.
എന്നിട്ട് ഏറ്റവും താഴെയുള്ള "Proceed" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സിൽ Do you want to continue without Digital signature എന്നതിന് താഴെ "Yes" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.
അടുത്ത ബോക്സിൽ Starts pdf generation എന്നതിന് "OK" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
അപ്പോൾ 1 pdf generated successfully എന്ന message box വന്നാൽ Form 16ന്റെ pdf file നേരത്തെ നാം കൊടുത്ത സ്ഥലത്ത് സേവ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടാവും.